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名刺のセキュリティについて

名刺のセキュリティについて

こんばんは、システムの何とか袋の細谷です。

今回はついに戻るよーと思いましたが最初に提示した項目もあと一つだったんですね。

 

それでは名刺のセキュリティについてですがまずは前提として【名刺は個人情報の塊】というのを再度認識してください。

 

名刺にはかなりの情報が記載されています。

会社によってフォーマットに差異がありますが、少なくとも「社名」「所属」「お名前」「連絡先(メールまたは電話、もしくはその両方)」が載っています。

つまり名刺一つでその人にたどり着く事ができますね。

 

打ち合わせなどでサクサク渡されて手元に大量に残るので、雑に扱いやすいですが、名刺をしまっているファイルをなくすというのは「パスワードをつけていない携帯電話を落とす」というのと同じぐらいの事態と覚えておいてください。

 

 

それでは、対応についてですが

 

●無くさない

名刺はほぼすべてカードと同じくらいの大きさのため簡単に落ちたり風で飛ばされたりしますが、「落としちゃったけれどまあいいかー」ではありません、その時点で「情報漏洩」です。

見つかったとしても「その間に誰かに記録された」可能性もあるので、名刺入れなどに保管し、事務所に戻ったらファイルなどに移しておきましょう。

処分する場合はゴミ箱にそのまま捨てず、必ずシュレッダーにかけましょう。

 

●目を離さない

名刺を外に出す場合は常に目の届くところに置き目を離さないようにしましょう、そして用事が済んだらすぐにしまいましょう。

小さな紙なので、ポンと置いてあったら盗むのはとても簡単です。

 

 

●把握する

事務所に保管していても安心とはいきません、何らかの方法で侵入され、盗まれる可能性があります。

自分の保有している枚数を確認し、欠けていないか定期的にチェックしましょう。

 

 

以上、、、ってほとんど人力ですね。。。

これでは「システムのセキュリティ」とは言いにくいですが、名刺となるとなかなかに厳しいものがあります。

 

「データ化した名刺」は、データを受け取る端末が必要です。携帯でいいじゃんと思われるかもしれませんが、「受け取るアプリ」が問題になります。

名刺を送る為に相手にも同じ環境を用意してもらう必要があります。「○○のアプリをダウンロードしてください」等とアナウンスは難しいですし、相手はそれきりそのアプリは使わないかもしれません。システムは異なる環境への対応が難しい欠点です。(ちなみにリアルも同じですが、環境の統一が既に済んでいるので問題視されていないというのが正しいです。)

 

なら「紙の名刺をデータ化」しましょう、、、これも大変ですね。

データ化するというのはそれだけのデータを打ち込まなければいけません「CSVで流し込めば、、、」と思うでしょうか、その「CSV」を用意するにはやはり人の手が必要になります。

営業の方は多いときは100枚以上交換すると聞いていますので、毎日100人分のデータを打つとなると、、、考えたくはないですね

 

スキャンするという方法もありますが、「文字のフォント」というのがあり、フォントは誰でも自由に作れます、

なのでシステムで読み込むならどうしても誤字が出てくるので、人の目による修正が必要です、場合によっては全部書き直しという事もあるでしょう。。

 

 

ここまでで「なんで、文字にする必要があるんだ?」と思われるかもしれませんね、たしかに「画像」のままでいいならすごく簡単です。。。「登録」は、、、

 

名刺は連絡先が載っているので、相手に連絡をする際に使用します。「画像」では検索はできないので、連絡先を見つけるために、膨大な「画像データ」から目視で探す必要があります。

ナンバーで検索という方法もありますが、管理表が必要なので、結局人の手で打ち込みます、画像ファイル名を変更するにも「人の手で名前一枚一枚全部つける」必要があります。

 

 

システムで対応するにしても、神の名刺を使うなら必ず「人の手」が関わりますし、電子化する場合は相手も「同じ」である必要があり相手に合わせるなら「人の手」がどうしても、、とどうにもこうにもという状況なのが「名刺」というものです。

 

なのでセキュリティとしては「名刺の管理は気を付けよう」と言うしか今は無いのが現状です。

ピアラも名刺管理ツールを導入していますが、「スキャンしたデータはサービス提供会社の人が手作業で入力している」と聞いてなんだか納得してしまった記憶があります。

ただ、どうしようもないというよりは「考え方」の問題なので、公衆電話から「携帯電話」に変わったように、いつか自然と「名刺はデータ」に変わるのかもしれません。(そのころには名刺というもの自体が無くなる可能性もありますが。)

 

またデータ化自体は否定しません、運用上「検索で出てくる」というのは非常に便利です。紙を残さなくてもいいので、無くす心配も少なくなりますし連絡先の共有も簡単です。

「最初が大変(システム化)」か「後が大変(名刺自体を管理)」かの違いなので、これはお好きなほうを選びましょう。

またシステム化するのであれば早めに行いましょう、データ化しないといけない名刺の数が増えてからですと「今日も名刺のデータをまとめるだけで終わってしまった、、、」という事になりかねませんので。

 

 

それでは本日はこの辺で、失礼いたします。

 

 

※余談:

ちなみに私は前述の問題の通り私の名刺を配るのは嫌なので、もうHPに「システムの担当者は私です」と連絡先を公開してもいいやと思ってます。(ピアラのプライバシーポリシー上やりませんが。)

「あそこの担当者の連絡先ってどこだっけ」>「HPに乗ってますよ」っていう会話がされていると考えるととなんだか面白いと思いませんか?

スパムはひどいことになりますが。。。まあ、、隠していても来ますし、、、最初から全部切り分けるぐらいの気合で行くなら逆に引っかからないかなと考えています。

 

※8/8追記 誤字・入力漏れがあったので修正しました。